第４回委員会　（１２月８日）
出席委員	関口忠男委員長、玉造由美副委員長、石橋保卓委員、櫻井茂委員、川井幸一委員、鈴木康仁委員
市執行部	なし
議会事務局	議会事務局長　神谷一美、次長兼政策調査担当　中山善正、庶務議事課長　木﨑憲一、係長　大川知道

関口委員長）ただいまから、議会広報委員会を開会いたします。
　本日の議題は、お手元に配付いたしました協議案件書のとおりであります。
　これより議事に入ります。議会報告会についてを議題といたします。
　今年度の議会報告会につきましては、前回委員会におきまして、今後の新型コロナウイルス感染症の状況も注視しつつ、令和５年１月30日月曜日の午後７時から八郷総合支所１階大会議室にて、令和５年１月31日火曜日の午後７時から石岡市役所１階メロディアスホールにて開催予定の旨を決定したところです。また、報告内容については、複合文化施設建設特別委員会からの報告とし、報告書の作成を進めていただきたい旨、議長より特別委員長に依頼いただいているところです。
　本日の委員会におきましては、最初に新型コロナウイルス感染症の状況を踏まえた現時点での議会報告会の開催判断と、開催する際の今後のスケジュール及び当日の役割分担等について決定してまいりたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。
　最初に、新型コロナウイルス感染症の状況を踏まえた現時点での議会報告会の開催判断について、皆さまからご意見をいただきたいと思います。なお、開催まで１月以上あるこのタイミングで一旦開催判断をするのは、市報への記事掲載など市民向け周知広報の観点からですので、よろしくご承知おき願います。

石橋委員）ちょっと微妙な状況だとは思うんです。感染拡大、増えているということでありますけれども、ここ２年開催していない状況ということでありますので、感染対策に十分留意をした上で、私は開催をしてもよろしいのではないかなという感じを持っております。以上です。

櫻井委員）広報紙への掲載の締め切りの都合上の問題もあるということだと思いますので、とりあえず開催については意思決定しておいてですね、感染拡大が広がった場合には、防災無線等いろんな手段で中止なり延期なりというお話を、その段階で判断せざるを得ないのかなと。現段階では、開催に向けた準備を進めていくということでよろしいのではないかと思います。以上です。

川井委員）今、お二人の委員がお話しましたように、現時点での判断としては、お二人が言うとおり、開催に向かって進めていくという方向でよろしいかと思います。

鈴木委員）皆さんのご意見と同じで、現時点では開催をすべきだと思っております。万が一、緊急事態宣言が出ることはないでしょうが、そういうことがあるときは、中止のアナウンスをして中止するという考えでよろしいかと思います。

関口委員長）本件については、皆様の意見をとりまとめますと、前回の委員会で決定したとおり開催したいとのことであります。
　ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。

〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。
　次に、報告会開催に向けた今後のスケジュールについて、事務局に説明を求めます。

庶務議事課長）報告会開催に向けた今後のスケジュールについて、資料に基づきましてご説明いたします。議会報告会スケジュール（案）をご覧願います。
　最初に、項目の最上段、議会広報委員会の開催日程のうち、議会報告会に関する部分についてですが、本日１２月８日の第４回委員会では、開催判断、周知方法、役割分担を決定し、年明け１月下旬に開催予定の第５回委員会では、アンケート内容や会場レイアウト等、報告会に向けた最終準備を予定しております。
　次に、項目の２段目、周知・広報についてですが、これまで実施した例から、市報掲載、チラシ折り込み、区長への案内状送付、ホームページ・メルマガ・ＳＮＳへの掲載、防災無線などを挙げさせていただきました。
　初めに、紙ベースでの市民への周知広報手段としては、第一に市報への記事掲載、次に市報へのチラシ折り込みが考えられます。なお、これらは同時には行えないとする取り決めが全庁的にされておりますことから、実施する場合は市報掲載あるいはチラシ折り込みのいずれかを選択する必要がございます。なお、前回までの例を参考にした具体的な掲載案につきましては別添資料のとおりです。
　その他、区長への案内状送付も含め、紙ベースのものについては、締め切りの関係で12月上旬の判断が必要になってまいりますので、本日の委員会で方針をご決定いただければと思います。その後の配布までの流れは資料に記載のとおりですが、紙ベースでの周知広報は、報告会直近に発行される１月15日号での対応を想定しております。
　ホームページ・メルマガ・ＳＮＳについては、印刷物と違い、開催直前まで変更対応が可能ですので、状況を見極めての情報提供手段としては有用であると考えております。
　また、防災無線については、確定情報の最終的な周知方法として、開催予定日の直前に放送することを想定しております。
　項目の３段目、当日配布資料については、現在、複合文化施設建設特別委員会で原稿作成等が進められているところでございますが、１月中旬を目途として、担当される広報委員さんを中心に配布資料のとりまとめ作業を行い、報告会当日までに印刷・綴じ作業を行うことを想定しております。
　項目の一番下、報告書作成については、報告会終了後に結果を取りまとめるものであり、広報委員会で検討・決定し、議長への報告後、議長より市長に手渡され、その後ホームページで公開されるものとなります。説明は以上でございます。

関口委員長）説明は以上です。
　ただいまの説明にもありましたとおり、周知広報については早急に決定してまいりたいと考えますが、皆さまからご意見をいただきたいと思います。

櫻井委員）周知広報ということですので、添付資料でですね、議会報告会チラシ（案）ということで出ていまして、この中で特別委員会の活動状況報告が45分。市民の皆様との意見交換が30分ということで、大まかな目安が示されていますけれども、活動状況報告の45分というのは、特別委員会の報告、誰がどのように報告するのかちょっと見えないところもありますけども、了解はされているということで、よろしいんですよね。

庶務議事課長）お答えをいたします。特別委員会の活動状況の報告が45分ということで、従前ですと常任委員会の活動報告ということで、それぞれ15分ということになっていたかと思います。特別委員会の活動状況の報告書の作成につきましては、先日、特別委員会の正副委員長、それから報告書の作成担当ということで打ち合わせが開催されまして、そちらの中で、どのくらいの持ち時間がいいのか、ボリュームがいいのかというところも含めて、検討をしたところでございます。
　その中で、おおむね質疑応答まで含めて45分ぐらいあればよいのではないかということで意見がまとまりましたので、ここのところで45分ということで、特別委員会の検討状況も踏まえた中でご提案をさせていただいたところでございます。以上でございます。

関口委員長）暫時休憩いたします。

－休憩－

関口委員長）休憩前に引き続き、会議を開きます。

櫻井委員）了解いたしました。45分の中に質疑応答も含めて入っていると。その後、30分の市民の皆様との意見交換は、その他ということでの意見交換であるということで、了解をいたしました。ありがとうございます。

関口委員長）ほかにございませんか。
　暫時休憩いたします。

－休憩－

関口委員長）休憩前に引き続き会議を開きます。

鈴木委員）周知広報なんですけれども、市報掲載のほうがよろしいと思います。ただ、議会報告のチラシ案のほうがやっぱり目に留まりやすいので、なるべく市報掲載にする場合は、こちらのチラシ案に近いような、市民の皆様の目に留まるようなデザイン、内容にしていただきたいと思います。
　私の個人的な希望ですが、おおよその時間はこのチラシの案のように入れていただければ幸いでございます。以上です。

関口委員長）ほかに意見はございませんか。

〔「なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ないようですので、本件については皆様の意見を取りまとめますと、市報１月15日号への記事の掲載、そして区長への案内状送付、ホームページ、メールマガジン、ＳＮＳによる周知、防災無線による周知を行うとのことであります。ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。

〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。
　次に、議会報告会当日の役割分担等についてですが、これまでは議会広報委員会の委員が中心となり進めてきたところでございます。前回の例を参考に、想定される役割について、資料としてお示ししております。
　それでは、事務局より説明を求めます。

庶務議事課長）報告会当日の役割分担等について、資料に基づきましてご説明いたします。初めに、第７回議会報告会開催（案）をご覧願います。令和２年１月末に対面で行った議会報告会を参考に、開催案としてまとめております。
　開催日時・会場については、令和５年１月３０日月曜日午後７時、会場は八郷総合支所１０１～１０３会議室、令和５年１月３１日火曜日午後７時、会場は石岡市役所１階メロディアスホール。
　報告内容については、複合文化施設建設特別委員会が調査した案件を報告し、その後質疑応答を行う。当日の資料等は特別委員会において作成すること、報告内容は委員会での審査の過程、委員意見等が盛り込まれることが望ましい。
　意見交換については、これまでと同様、テーマを決めず発言時間の目安を決めて実施する。
　市民への周知については、先ほど決定したとおり、市報１月15日号への記事の掲載、区長への案内状の送付、ホームページ、メールマガジン、ＳＮＳ、防災行政無線ということでございます。
　報告会次第については、開会、あいさつ、特別委員会報告・質疑応答、意見交換、閉会とし、全体をおよそ80分程度と、各常任委員会から報告した前回開催時より短く見込み、時間配分は記載のとおりでございます。
　なお、従前ですと１委員会あたり報告と質疑応答で15分の持ち時間でしたが、今回については先ほどご答弁差し上げたとおりでございますが、特別委員会の正副委員長及び報告資料作成を担当する委員と事前に打ち合わせをした結果を踏まえまして、報告と質疑応答で計45分を見込んでございます。
　続きまして、資料の議会報告会役割分担（Ｒ４）をご覧願います。開催案と同様、令和２年１月末に行った議会報告会を参考に案を作成しています。
最初に、資料等準備に係る役割分担については、資料のとりまとめ役として広報委員１人、参加者アンケートについて、案の作成と結果分析に広報委員１人、ほかに資料印刷、綴じ作業については全員で行うこととしております。
　次に、当日開会までの役割分担として、会場準備は議員全員で行い、受付に広報委員２人、写真撮影に広報委員２人としております。なお、今回は議員全員で構成する特別委員会からの報告のため、議員は全員報告者側となりますが、広報委員の皆さまにおかれましては、司会、写真撮影、マイク渡し等、運営側での役割がございますので、報告者側での役割分担がある場合を除き、運営側としてご協力をいただければと思います。
　また、今回は新型コロナウイルス感染症対策を行った上で報告会を実施することとなりますので、換気や消毒等の基本的対策にもご協力願います。　
　次に、報告会次第については、先ほど時間配分でご説明したとおりですが、全体の司会・録音担当として広報委員１名、①開会挨拶は関口委員長、②議長挨拶、③特別委員会報告後の質疑時のマイク渡しは広報委員２名、④意見交換時のマイク渡しは広報委員２名、⑤閉会挨拶は副議長となります。
　次に、報告会終了後の後片付けは全員で行うこととし、報告会終了後の最終的な報告書作成については、広報委員２名としております。
　なお、参考としまして、対面開催には至りませんでしたが、昨年、第６回議会報告会に向けて作成した役割分担の資料を掲載してございます。説明は以上でございます。

関口委員長）説明は以上です。
　本件につきまして、皆さまからご意見をいただきたいと思います。
暫時休憩いたします。

－休憩－

関口委員長）休憩前に引き続き会議を開きます。
　役割分担については、委員長より指名いたします。資料の取りまとめを玉造副委員長。アンケート作成を鈴木委員。会場の受け付けを玉造副委員長と川井委員。写真撮影を鈴木委員と川井委員。司会と録音を櫻井委員。報告質疑時のマイク渡しを川井委員と鈴木委員。意見交換時のマイク渡しを川井委員と鈴木委員。報告書作成を私、関口と玉造副委員長にそれぞれお願いいたします。
　ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。

〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。
　次に、開催案についてはお手元の案文のとおりとすることにご異議ございませんか。

〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。
　なお、報告資料については、これまでの報告資料との統一性を保つ観点からも、Ａ４縦で資料２枚を集約し、資料には写真や図等を積極的に含めることとしてはいかがかと思いますが、これにご意見等はございませんか。

〔「なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ないようですので、ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。

〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。
　なお、議会報告会につきましては、のちほど議長より特別委員長に開催案等についてご連絡いただくとともに、各議員に報告会開催の周知をさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
　議会報告会については、以上で終結いたします。
　次に、その他として、発言はございませんか。

〔「なし」と呼ぶ者あり〕

関口委員長）ないようですので、以上で本日の議会広報委員会を閉会いたします。