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令和５年度 議会広報委員会
川井委員長）ただいまから、議会広報委員会を開会いたします。 本日の議題は、お手元に配付いたしました協議案件書のとおりであります。 これより議事に入ります。議会報告会についてを議題といたします。 今年度の議会報告会につきましては、前回委員会におきまして、令和６年１月29日月曜日の午後７時から石岡市役所１階メロディアスホールにて、令和６年１月30日火曜日の午後７時から八郷総合支所１階大会議室にて開催予定の旨を決定したところであります。また、報告内容については、各常任委員会からの報告とし、報告書の作成を進めていただきたい旨、議長より各常任委員長に依頼いただいているところであります。 本日の委員会では、報告会の周知方法や、委員の役割分担についてご協議をいただきたく、よろしくお願いをいたします。初めに、報告会の周知方法について事務局に説明を求めます。 庶務議事課長）報告会開催に向けた周知方法について、資料に基づきましてご説明いたします。Ｒ５議会報告会スケジュール案をご覧願います。 最初に、項目の最上段、議会広報委員会の開催日程の内、議会報告会に関する部分についてですが、本日12月７日の第５回委員会では、周知方法、役割分担を決定し、年明け１月下旬に開催予定の第６回委員会では、アンケート内容や会場レイアウト等、報告会に向けた最終準備を予定してございます。 次に、項目の２段目、周知・広報についてですが、これまで実施した例から、市報掲載、チラシ折り込み、区長への案内状送付、ホームページ、メルマガ、ＳＮＳへの掲載、防災行政無線での周知などを挙げさせていただきました。 初めに、紙ベースでの市民への周知広報手段としては、第一に市報への記事掲載、次に市報へのチラシ折り込みが考えられます。なお、これらは同時には行えないとする取り決めが全庁的にされておりますことから、実施する場合は市報掲載あるいはチラシ折り込みのいずれかを選択する必要がございます。なお、前回までの例を参考にした具体的な掲載案につきましては、別添資料のとおりでございます。その他、区長への案内状送付も含め、紙ベースのものにつきましては、締め切りの関係で12月上旬の判断が必要になってまいりますので、本日の委員会で方針を決定いただければと思います。その後の配布までの流れは資料に記載のとおりでございますが、紙ベースでの周知広報は、報告会直近に発行される１月15日号での対応を想定しております。 ホームページ、メルマガ、ＳＮＳについては、広報手段毎に適宜情報発信を行い、また、防災行政無線については、開催直前の周知方法として活用することを想定しております。 項目の３段目、当日配布資料については、各常任委員会で原稿作成等が進められることになりますが、１月中旬を目途として、担当される広報委員さんを中心に配布資料のとりまとめ作業を行い、報告会当日までに印刷・綴じ作業を行うことを想定しております。 項目の一番下、報告書作成については、報告会終了後に結果を取りまとめるものであり、広報委員会で検討・決定し、議長への報告後、議長より市長に手渡され、その後ホームページで公開されるものとなります。説明は以上でございます。 川井委員長）説明は以上です。 報告会の周知方法について、皆さまからご意見をいただきたいと思います。 暫時休憩いたします。 －休憩－ 川井委員長）休憩前に引き続き、会議を開きます。 本件については、皆様の意見をとりまとめますと、まず、市報１月15日号へ記事を掲載すると。そして、区長への案内状も同じように送付いたし、また、ホームページ、メールマガジン、ＳＮＳによる周知は、前回同様に周知しながらですね、防災行政無線による周知も最後にしていただくということであります。 ただいまのとおり決することに、ご異議ございませんか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。 次に、委員の役割分担について事務局に説明を求めます。 庶務議事課長）報告会当日の役割分担等について、資料に基づきましてご説明いたします。初めに、第８回議会報告会開催案をご覧願います。これまでの議会報告会を参考に開催案としてまとめております。 開催日時・会場については、令和６年１月29日月曜日午後７時、会場は石岡市役所１階メロディアスホール、令和６年１月30日火曜日午後７時、会場は八郷総合支所101～103会議室。 報告内容については、常任委員会ごとに調査した案件を報告し、その後、質疑応答を行う。報告会当日の配布資料等は、各常任委員会において作成する。なお、報告は委員会での審査の過程、委員意見等が盛り込まれることが望ましい。 意見交換については、これまでと同様、テーマを決めず、発言時間の目安を決めて実施する。 市民への周知については、先ほど決定したとおりでございます。 報告会次第については、開会、あいさつ、各常任委員会の報告・質疑応答、意見交換、閉会とし、全体をおよそ90分程度と見込み、時間配分は記載のとおりとなります。なお、１委員会あたりでは報告と質疑応答で15分の持ち時間を見込んでございます。 続きまして、資料の議会報告会役割分担（Ｒ５）をご覧願います。開催案と同様、これまでの議会報告会を参考に案を作成しております。 最初に、資料等準備に係る役割分担については、資料のとりまとめ役として広報委員１名、参加者アンケートについて、案の作成と結果分析に広報委員１名、ほかに資料印刷、綴じ作業については全員で行う事としております。 次に、当日開会までの役割分担として、会場準備は議員全員で行い、受付に広報委員２名、写真撮影に広報委員２名としております。なお、広報委員についても常任委員会からの報告の際には発表者側に座ることになりますので、写真撮影担当については、同一委員会選出者とならないようにご配慮いただければと思います。 次に、報告会次第については、先ほど時間配分でご説明したとおりですが、全体の司会・録音担当として広報委員１名、開会挨拶は川井広報委員長、議長挨拶、総務企画委員会活動報告後の質疑時のマイク渡しは産業建設委員会の方、文教厚生委員会活動報告後の質疑時のマイク渡しは総務企画委員会の方、産業建設委員会活動報告後のマイク渡しは文教厚生委員会の方の対応としております。意見交換時のマイク渡しは広報委員２名、閉会挨拶は副議長としております。 次に、報告会終了後の後片付けは全員で行うこととし、報告会終了後の最終的な報告書作成については、広報委員２名としております。説明は以上です。 川井委員長）説明は以上です。 本件につきまして、皆さまからご意見をいただきたいと思います。 暫時休憩いたします。 －休憩－ 川井委員長）休憩前に引き続き、会議を開きます。 役割分担については、委員長より指名いたします。資料のとりまとめを新田副委員長にお願いいたします。アンケート作成も同様に新田副委員長にお願いいたします。会場の受付は中根委員と飯村委員にお願いいたします。写真撮影は新田副委員長と小松委員にお願いいたします。司会と録音は谷田川委員にお願いいたします。意見交換時のマイク渡しは中根委員と飯村委員にお願いいたします。最後に、報告書の作成は新田副委員長と中根委員にそれぞれお願いいたします。 ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。 次に、開催案については、お手元の案文のとおりとすることにご異議ございませんか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。 暫時休憩いたします。 －休憩－ 川井委員長）休憩前に引き続き、会議を開きます。 なお、報告資料については、これまでの報告資料との統一性を保つ観点からも、パワーポイントの資料14枚から16枚程度とし、Ａ４縦で資料２枚を集約いたしまして、資料には写真や図等を積極的に含めることとしてはいかがかと思いますが、これにご意見等はございませんか。 〔「なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ないようですので、ただいまのとおり決することにご異議ございませんか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ご異議なしと認め、さよう決しました。 なお、議会報告会につきましては、後ほど議長より各常任委員長に開催案等についてご連絡いただくとともに、各議員に報告会開催の周知をさせていただきますので、よろしくお願いいたします。議会報告会については、以上で終結いたします。 次に、その他として、発言はございませんか。 〔「なし」と呼ぶ者あり〕 川井委員長）ないようですので、以上で本日の議会広報委員会を閉会いたします。 | ||||||||||||
